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            干貨 | ISO 9001:2015外部供方要求解析

            日期:2017-08-21

            作為一個組織來說,不受其外部供方問題的影響是不可能的。有時,組織的供方難免面臨不同挑戰,比如:瀕臨破產,需要停止供應某客戶正在使用的產品或服務,使其突然面臨產品生命周期末端的境地,或面臨官司或產品召回的窘境。


            如果組織在制定戰略規劃時不考慮這些外部問題,那么這種疏忽將給組織的業務、質量管理體系以及顧客滿意等方面帶來風險。


            有人可能會問,“誰是外部供方”?ISO 90012015標準中給出的例子包括為組織提供產品或服務的供應商、承包方、生產商、分銷商、零售商或小商小販。外包機構是執行組織的部分職能或過程的外部組織。


            ISO 900120158.4條款是有關外部提供過程、產品和服務控制的相關要求。但與外部供方的相關活動在本標準的其他條款也有提及或意指。


            4.1條款“理解組織及其所處環境”要求“組織應確定與其宗旨和戰略方向相關并影響其實現質量管理體系預期結果的能力的各種外部和內部因素”。


            這個條款指出的情況可能是個問題,也可能是個積極的因素。組織的關鍵外部供方可能處于整合、能力擴張或探索新領域的不同發展階段。這種情況可能是積極的,因為它可能有助于組織的發展或提升顧客滿意度。


            如果您的組織在技術發展和收入上長期依賴外部供方,那么您的組織必須對相關的因素保持適當的關注和評價。因為這是4.1條款的要求。


            外部供方也可能是4.2條款涉及的相關方,“組織應對相關方及其要求的相關信息進行監控和評審”。


            有些人會問,“對外部供方有哪些要求”?這方面應考慮諸如是否有公正而透明的招標及付款程序,供方的產品和服務的質量,或者它的生命周期管理等內容。


            5.2.2.C條款要求組織所制定的質量方針“可為相關方所獲取”。許多組織在與其相關方簽署的合約中包括了對外部供方的質量要求。組織的質量方針可以在這些文件中明確,也可以在其官網上顯示。這僅是滿足本條款要求的兩種可參考方法。


            這個條款旨在確保外部供方了解組織的質量追求和組織的意圖,因此,如果您的組織在方針中提出“世界一流品質”或“卓越績效”之類的方向,那么外部供方就更理解在雙方協議中強調的質量、可靠性和按時交貨的高期望值。

             

            外部供方要求


            ISO 90012015 8.4.1條款要求“組織應確保由外部供方提供的過程、產品和服務符合要求”。這意味著組織在做出采購決定時,組織已經進行了全盤的考慮,對需要采購的商品或外購的服務非常清楚,并且明白使用外部供方的風險和機遇。


            供方的風險和機遇可能因交付產品或服務方式的不同而有所區別??赡苡幸韵虑樾危?/span>


            供方的產品或服務作為組織的整體報價一部分的,比如,作為產品清單中的一部分零部件,或作為咨詢服務,或第三方倉儲服務;


            以組織的名義將產品或服務直接提供給客戶,比如現場產品安裝服務,或運營服務,或維修服務;


            向客戶提供的過程,比如維修服務的過程之一——在保修替換服務時回收有缺陷零部件的工作。

             

            識別并應用準則


            在編制對外部供方的評價和選擇準則時,考慮的重要因素宜包括諸如質量、按時交貨、成本或供方的環境可持續性等內容。決定使用一個供方時,應考慮在整個生命周期的使用成本而不僅僅是初始成本,這是非常重要的。


            在外購產品或服務的時候考慮相關的風險和機遇,可以思考以下問題:“對哪些外部供方需要采取這種控制措施?”“不采取任何措施的風險是否可接受?”“與該供方建立長期的合作關系是否能帶來機遇,比如能夠帶來技術的進步或者有合作創新的潛力?”

             

            評價和選擇


            可以用一個跨部門的團隊對外部供方進行現場評價,去判定供方是否具備滿足當前和未來需求的能力。


            在評價未來需求時一定要考慮靈活性。在滿足需求方面大部分的外部供方都有一定的彈性,但是有可能他們的產品或服務質量會受到很大影響。


            進行評價的結果應體現在對外部供方的選擇或資格狀態做出的結論,如批準,有條件的批準或不批準。評價小組可能需要完成其他的盡職調查工作,比如由客戶要求的或由于商品的特殊性決定的生產件批準程序。

             

            績效監視


            對外部供方的先期評價和選擇需要明確供方是否具備交付組織需要的產品或服務的能力并建立了相關流程。對供方績效的監視則將之前的評價和實際結果聯系起來。沒有結果的流程是無用的,而沒有流程的結果則是不可持續的。


            對供方進行的定期績效評價能確保一致的表現和持續改進。這種評價不能僅僅停留在文件審核上。在評價時組織必須深入了解供方,并提供切實有助于供方改進的反饋信息。對風險和機遇進行定期評價以確保及時采取相關措施也是必要的,這樣能夠確保及時發現新情況并納入監視范圍。這種全面的監視有助于確保減少風險、有效改進并且避免因供方組織內部原因造成產品和服務質量的下降。

             

            再評價


            供方的情況可能發生各種變化。供方的管理、工作優先重點可能會有變化,有時產品或者流程方面的調整也可能未及時與組織溝通。根據績效指標,供方的業務成熟度以及產品或服務的關鍵急迫程度,組織可以選擇對供方實施再評價的安排;再評價可以是完整的評價,也可以是針對某些領域的評價。


            新版標準8.4.2 D條款要求組織“確定必要的驗證或其他活動,以確保外部提供的過程、產品和服務滿足要求”。為了滿足這項要求,組織需要實施定期的現場審核,控制進貨質量,實行持續的可靠性測試,采用嚴謹的變更批準制度并確保持續和有效的溝通。

             

            財產控制


            8.5.3 條款擴展了財產控制的外延,現在的范圍已不僅僅包括組織的顧客,也將外部供方包括在內。


            這種控制可以是雙向的, 可以是外部供方對發包方組織財產的控制,也可以是組織對外部供方財產的控制。組織可能把以下財產委托給外部供方:原料;專有工具的運輸;組織的產品或服務使用到的軟件。


            外部供方的財產可以是有形的,比如設備、原料、工具、裝置或圖紙;也可以是無形的,比如提供知識產權類信息。組織必須按照合同約定明確責任和義務,并且妥善保管外部供方的財產。


            對于安裝或使用在組織的產品或服務上的外部供方財產,組織也需要明確對其進行識別、核查、保護并保全的責任,這也包括明確定期維修的責任。組織還要確保制定了財產丟失、財產損毀或發現不合用情況下的報告流程。


            9.1.3條款和9.3條款的“分析與評價”及“管理評審”也涉及了外部供方的內容。9.1.3要求進行適當的數據信息分析與評價,且這些數據和信息是來自對供方績效的監視與測量活動。9.3.2.C7管理評審應考慮將關注外部供方的績效作為輸入內容之一,這方面信息可以包括基于對供方的監視和測量得到的風險與機遇的相關信息。


            在當今的全球經濟中,從外部供方獲得的產品、服務和過程已是確保組織的競爭性和經濟上可持續性的關鍵因素。這就是對于質量管理體系來說,理解標準的相關要求,識別風險與機遇,控制外部提供的過程、產品和服務至關重要的根本原因。

             

             戈文德? 拉穆(Govind Ramu 

              中國合格評定國家認可中心 劉健 


            原載《質量進展》(Quality Progress2016年第4


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